INTEGRAÇÃO DO SERVIÇO DE BIBLIOTECA COM O SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Maria Eduarda Pereira Rodrigues Escola Superior Agrária/Escola Superior de Artes Aplicadas Instituto Politécnico de Castelo Branco Portugal O presente trabalho, procura descrever o processo de integração do Serviço de Bibliotecas no Sistema de Gestão da Qualidade do Instituto Politécnico de Castelo Branco (IPCB). A implementação dos Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ) nas organizações é, cada vez mais, um fator de diferenciação e, em princípio, de garantia de fornecimentos de serviços mais eficazes, eficientes e adequados aos objetivos da organização. As Instituições de Ensino Superior (IES), de há algum tempo a esta parte, vêm aderindo à implementação destes sistemas, procurando promover culturas de qualidade que as distingam entre os pares. O Instituto Politécnico de Castelo Branco (IPCB) não é exceção e, desde o ano de 2009 que, com a publicação da primeira Política de Qualidade e respetivos documentos conexos, deu corpo à implementação do seu sistema de gestão da qualidade. Este foi, paulatinamente, estendendo-se a todos os serviços da organização e, por consequência, estendeu-se também às Bibliotecas do IPCB. Biblioteca ESACB/ESART , Quinta de N. Sr.ª de Mércules, 6001-909CASTELO BRANCO, Portugal http://biblioteca.esa.ipcb.pt/ biblioteca.esa@ipcb.pt t Momento 1 Momento 2 Momento 3 INFORMAÇÃO FORMAÇÃO BRAINSTORMING DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS Reg. PT IT Mod. INTEGRAÇÃO DE PROCEDIMENTOS EM VIGOR CONS O SISTEMA OBJETIVOS INTRODUÇÃO RESUMO UTILIZADORES INFORMAÇÃO DOCUMENTOS NORMALIZAÇÃO PROCEDIMENTOS NOVAS PRÁTICAS ADEQUABILIDADE PARTILHA PRÁTICAS EXISTENTES COOPERAÇÃO MELHORIA CONTÍNUA DOS SERVIÇOS PARTILHA Melhorar a qualidade do serviço, numa lógica de partilha combinando o saber de quem faz melhor com o potencial para inovar de quem compreende a necessidade de melhorar tendo em vista o estabelecimento das práticas mais adequadas. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS MATERIAL E MÉTODOS ESACB BIBLIOTECAS IPCB ESALD ESECB ESGI N ESTCB ESART Norma ISO 9001-2008 Base documental principal Política de Qualidade do IPCB Manual de Gestão DOCUMENTOS PARA O SGQ-BIBLIOTECAS Reg. - Regulamentos PT – Procedimentos de Trabalho IT – Instruções de Trabalho Mod. - Modelos 1.ª FASE Aprovação Validação/Codificação Elaboração/Revisão Integração SGQ Divulgação IPCB Aplicação Dirigente Dirigente Biblioteca Biblioteca Gabinete Qualidade 2.ª FASE Momento 1 Momento 2 Momento 3 INTEGRAÇÃO AVALIAÇÃO ELIMINAÇÃO SUBSTITUIÇÃO REFORMULAÇÃO SGQ BIBLIOTECAS 3.ª FASE…….. AVALIAÇÃO MELHORIA ………… CONCLUSÕES Melhoria da comunicação entre bibliotecas. Partilha de conhecimento entre o staff. Igualdade no tratamento dos utilizadores. Otimização do circuito documental. Normalização documental. Biblioteca Integração plena do SGQ no funcionamento das bibliotecas. Documentos elaborados em vigor: Reg. 5 PT – 5 IT – 24 Mod. - 20 Outubro2012 Bibliografia IPCB (2009) – IT.IPCB.GQ.01: Formatação de documentos. Castelo Branco : IPCB. IPCB (2010) - IT.IPCB.GQ.04: Validação da estrutura, codificação e distribuição de documentos. Castelo Branco : IPCB. IPCB (2010) – Manual de gestão. Castelo Branco : IPCB. 16 p. IPCB (2012) - PG.IPCB.01: Controlo de Documentos e registos. Castelo Branco : IPCB. AÇÃO AÇÃO