1 PERPUSTAKAAN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Oleh: Abdul Rahman Saleh i idak dapat disangkal lagi bahwa pada penghujung millenium ke II ini peran teknologi informasi sangatlah besar dalam kehidupan manusia. Hampir seluruh aspek kehidupan manusia memerlukan bantuan teknologi informasi. Tidak terkecuali bidang perpustakaan. Berbicara teknologi informasi maka ada dua hal besar yang terlibat didalamnya yaitu komputer dan komunikasi. Di dunia perpustakaan di Indonesia penggunaan komputer ini sudah sangat meluas. Hal ini dapat diketahui dari hasil survey Tim Otomasi IPB yaitu 92,6 % perpustakaan di Indonesia sudah menggunakan komputer dalam melaksanakan pekerjaannya sehari-hari. Perkembangan Teknologi Informasi ini lebih hebat lagi mempengaruhi kehidupan manusia dengan perkembangan teknologi internet. Dalam teknologi internet ini aspek komputer dan komunikasi sekaligus menyatu. Menurut Campbell awal tahun 1996, 45% dari perpustakaan umum di Amerika Serikat memiliki akses ke Internet. Saat ini jumlah itu sudah melebihi dari 75%. Di negara lain, seperti Inggris, jumlah perpustakaan dengan akses Internet tidak sebanyak seperti di Amerika Serikat. Bagaimanapun, jelas sekali bahwa Internet dipandang sebagai peralatan perpustakaan yang berguna dan pemakainya di perpustakaan akan terus berkembang. Ada dua beberapa alasan mengapa teknologi informasi ini menjadi tuntutan untuk segera digunakan di perpustakaan yaitu: • Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resource sharing) Seperti kita ketahui tidak ada satu perpustaka-anpun di dunia ini yang bisa memenuhi koleksinya sendiri, maka setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain dalam rangka memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya. Oleh karena itu penggunaan bersama koleksi perpustakaan sangat membatu dalam memberikan pelayanan terutama bagi perpustakaan-perpustakaan kecil yang koleksinya sangat lemah. Program penggunaan koleksi secara bersama ini dapat berjalan dengan baik apabila setiap perpustakaan dapat memberikan informasi apa yang dimiliki oleh perpusakaannya masing-masing. Peran "union catalog" sangat besar dalam menyukseskan program penggunaan koleksi secara bersama ini. Union catalog yang baik adalah union catalog yang secara rutin isinya selalu diperbaharui. Disinilah teknologi komputer sangat berperan dalam mempercepat pembaharuan isi (updating) dari union catalog ini. • Kebutuhan untuk mengefektifkan sumberdaya manusia Sudah cukup lama pemerintah menerapkan kebijaksanaan "zero growth" untuk pegawai negeri. Hasil dari kebijakan pemerintah ini adalah semakin berkurangnya tenaga kerja di perpustakaan. Untuk mempertahankan mutu pelayanan perpustakaan dimana SDM semakin berkurang maka kita dapat mengandalkan teknologi komputer. Untuk melayani peminjaman bahan pustaka yang tadinya diperlukan lima sampai enam orang, dapat digantikan dengan satu unit komputer yang dioperasikan oleh satu orang saja. Tenaga kerja yang lain dapat dialokasikan untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lain. Dengan efisiensi tenaga seperti ini maka perpustakaan dapat memikirkan dan mengalokasikan tenaga untuk menyelenggarakan layanan- layanan lain yang dapat diberikan kepada pemakai. • Tuntutan terhadap efisiensi waktu Dulu pemakai mungkin sudah puas dengan layanan penelusuran artikel bila artikel-artikel dapat ditemukan sekalipun layanan tersebut memakan waktu sampai berminggu-minggu. Sekarang pemakai mungkin menuntut layanan tersebut hampir instan. Saat ini pertanyaan diajukan, saat itu pula jawaban diharapkan bisa diterima. Layanan yang demikian ini bisa dipenuhi hanya dengan bantuan teknologi komputer. Pemakai dapat mengirimkan permintaannya melalui elektronik mail (e-mail) yang pada saat itu pula dapat diterima oleh perpustakaan. Kemudian petugas perpusakaan melakukan akses ke pangkalan data/informasi yang ada di komputer baik di perpustakaannya atau di perpustakaan lain. Jawaban yang diperolehnya (hanya dalam beberapa saat) kemudian dikirim kembali kepada si penanya dengan menggunakan e- mail yang dalam waktu relatif singkat dapat diterima oleh si penanya. • Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi Selain kecepatan dalam memperoleh informasi, pemakai juga membutuhkan ketepatan informasi yang didapatkannya dari perpustakaan. Pertanyaan-pertanyaan tentang informasi secara spesifik harus bisa dijawab secara spesifik pula. Dengan bantuan teknologi komputer pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab dengan cepat dan tepat. • Keragaman informasi yang dikelola Informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi- informasi lain seperti audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik dan sebagainya saat ini juga dikoleksi oleh perpustakaan. Banyak koleksi perpustakaan yang harus di baca dengan menggunakan teknologi komputer. Selain itu untuk mengelola informasi yang sangat beragam tersebut diperlukan bantuan alat terutama teknologi komputer. Ada dua bentuk pemakaian Teknologi Informasi di perpustakaan. Pertama, perpustakaan dapat hanya memakai sumber yang sudah ada, dengan menelusuri pangkalan data yang disediakan oleh penyedia data (vendor seperti BIOSIS dsb), mengirim surat elektronik melalui internet, memasang data di ”bulletin boards” atau ”listservs” dan sebagainya. Perpustakaan juga bisa menyediakan data yang disimpan baik di Web ataupun didistribusikan melalui CD-ROM. Aplikasi Teknologi Informasi di Perpustakaan Pengadaan Koleksi Biasanya pustakawan memakai katalog penerbit untuk menentukan buku dan jurnal yang sesuai dengan kebutuhan pemakai perpustakaan mereka. Di Indonesia, khususnya di perpustakaan kecil, kadang-kadang tidak mudah menemukan informasi mengenai publikasi dari sini. Disinilah internet bisa menolong kita seperti memanfaatkan katalog dari perpustakaan yang lain untuk memilih judul yang relevan dalam subyek tertentu. Katalog-katalog ini memberikan semua informasi bibliografis yang diperlukan untuk memesan, termasuk ISBN, dan kadang-kadang harga. Salah satu katalog yang paling lengkap di dalam Internet adalah katalog Library of Congress. Penerbit saat ini sudah banyak yang membuat katalognya dengan versi elektronik, dan bahkan katalog tersebut dapat diperoleh dari Internet. Blackwells Science adalah salah satu contoh. Pustakawan bisa mencari buku dan jurnal dengan menelusuri melalui subyek, pengarang atau judul, dan dari sini mereka bisa langsung memesan buku yang ditemukan. Penerbit akan mengirim buku-buku itu melalui pos. Untuk transaksi tipe ini, dibutuhkan kartu kredit. Berbagai toko buku juga memanfaatkan Internet untuk menjual produk mereka. Toko buku Amazon adalah yang terbesar dan paling sukses saat ini. Mizan, penjual buku di Indonesia, juga melaksanakan bisnis buku melalui Internet. T