Sains Malaysiana 34(2)(2005): 61-66 Menyukat Kecekapan Jabatan: Pendekatan Multikriteria (Measuring Efficiency in a Department: Multicriteria Approach) ABDUL AZIZ JEMAIN & KHAIRUL ANUAR MOHD. ALI ABSTRAK Kertas ini membincangkan penyukatan kecekapan jabatan menggunakan kaedah pembuatan pemutusan multi-kriteria. Indeks kecekapan yang dihasilkan memanfaatkan kaedah urutan keutamaan irasan selesaian ideal secara berperingkat. Pemberat keutamaan diperoleh menggunakan nilai vektor eigen bagi membolehkan korelasi antara kriteria diambil kira dalam pembinaan indeks kecekapan. Data yang dikumpul dari lapan puluh Jabatan Penilaian Pihak Berkuasa Tempatan seluruh Semenanjung Malaysia digunakan sebagai contoh serta asas pembinaan indeks kecekapan. Kata kunci; indeks gubahan, korelasi, kecekapan ABSTRACT This paper discusses a method for measuring efficiency. The method was based on multi-criteria decision making. Index of efficiency bases on technique for order preference by similarity to ideal solution is suggested. The weights used for the efficiency index were obtained using eigenvector of covariance matrix in order to incorporate the correlation between criteria. Data were collected from eighty Local Authorities in Peninsular Malaysia were used as illustration for the construction of efficiency index. Keywords: composite index, correlation, efficiency PENGENALAN Isu kecekapan dan keberkesanan organisasi bukan merupakan suatu isu yang baru. Namun demikian kerana sifatnya yang dinamik kedua-dua perkara tidak pernah lekang dalam perbahasan semasa. Pelbagai kaedah menyukat tahap kecekapan telah ditawarkan untuk menyesuaikan dengan gaya pengurusan dan keperluan semasa. Persaingan untuk merebut pengiktirafan pelanggan yang sering menatijahkan pulangan berganda kepada organisasi berkenaan juga, turut menjadi pemangkin dalam penerokaan pelbagai pendekatan menilai kecekapan dan keberkesanan. Penggunaan kaedah pembuatan pemutusan multi- kriteria ( PPMK) dalam pengukuran kecekapan dan keberkesanan mendapat perhatian ramai penyelidik sebagai contoh Deng et al. (2000), Kahraman et al. (2004), Tsaur et al. (2002), Tsai dan Hsiao (2004), dan Zanakis et al. (1998). Antara perkara yang mendapat perhatian dalam pelbagai teknik pengukuran ini ialah penentuan pemberat, penentuan kriteria atau objektif, dan penyepaduan pelbagai objektif bagi menghasilkan suatu kuantiti gubahan. Selain dari itu isu penyukatan berasaskan logik kabur dan sukatan secara linguistik juga turut mendapat perhatian, lihat antaranya kertas oleh Herrera dan Herrera-Viedma (2000), Kahraman et al. (2003), Lee dan Kuo (1998), Lee (1999), Li dan Yang (2004), Tsai dan Hsiao (2004) dan Wang dan Lin (2003). Sukatan gubahan hasil kaedah PPMK membantu pembuat keputusan menyusun organisasi mengikut tertib pencapaian. Bertolak dari tertib ini pembuat keputusan berupaya mendapatkan gambaran tentang pelbagai langkah susulan yang diperlukan. Bagi sesetengah penyelidik seperti Deng et al. (2000) menyifatkan kaedah PPMK ini merupakan suatu alternatif kepada kaedah penyampulan data. Kertas ini akan membahaskan serta membuat ubahsuai kaedah PPMK supaya dapat digunakan dalam penilaian kecekapan organisasi awam. Model matematik yang diperlukan untuk mengukur kecekapan dibahaskan secara terperinci pada bahagian tiga. Model ini diserasikan dengan masalah penentuan kecekapan lapan puluh jabatan penilaian Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) di seluruh Semenanjung Malaysia. Contoh berangka yang menjelaskan pemakaian model matematik yang ditawarkan juga turut disertakan. KRITERIA UTAMA KECEKAPAN JABATAN Kecekapan adalah suatu konstruk rencam yang menyepadukan beberapa objektif. Sesuatu organisasi yang melaksanakan suatu perkhidmatan perlu menggariskan semua objektif yang ingin dicapai dan menetapkan semua tugasan yang perlu dilakukan bagi memastikan setiap objektif yang ditetapkan terlaksana dengan baik. Dengan berbuat sedemikian organisasi tersebut boleh memantau pencapaiannya dan melakukan langkah-langkah wajar apabila perlu bagi memastikan perkhidmatan yang dilaksanakan sentiasa memenuhi keperluan pelanggan. Jadual 1 membentangkan satu contoh senarai objektif atau kriteria dan kegiatan-kegiatan yang mengiringi setiap objektif suatu organisasi perkhidmatan awam. Senarai ini merupakan ketetapan tanggungjawab kerja