1 INSTRUCğIUNI privind activitatea de arhivă la creatorii şi deĠinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor NaĠionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Prezentele InstrucĠiuni reglementează organizarea şi desfăşurarea întregii activităĠi arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor şi deĠinătorilor de documente, în conformitate cu art. 5, pct. a, din Legea Arhivelor NaĠionale. CAPITOLUL I DispoziĠii generale Art. t. - Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic NaĠional al României documentele, indiferent de suportul lor, create de-a lungul timpului de organele de stat, organismele publice sau private, economice, sociale, culturale, militare şi religioase, precum şi de persoanele fizice. Acestor documente statul le asigură protecĠie specială, în condiĠiile Legii Arhivelor NaĠionale. Art. 2. - Administrarea, supravegherea, după caz, şi protecĠia specială a Fondului Arhivistic NaĠional al României se realizează de Arhivele NaĠionale - unitate bugetară în cadrul Ministerului de Interne. AtribuĠiile acestora se exercită prin compartimentele specializate şi direcĠiile judeĠene ale Arhivelor NaĠionale. Art. 3. - Persoanele juridice creatoare şi deĠinătoare de documente răspund de evidenĠa, inventarierea, selecĠionarea, păstrarea şi folosirea lor, în condiĠiile prevederilor Legii Arhivelor NaĠionale. Art. 4. - Persoanele juridice, creatoare şi deĠinătoare de documente, au obligaĠia de a înfiinĠa compartimente de arhivă, organizate în funcĠie de complexitatea şi cantitatea arhivelor pe care le creează sau le deĠin. Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, precum şi structura şi competenĠa compartimentelor de arhivă vor fi stabilite de conducerea unităĠii creatoare şi deĠinătoare de documente, cu avizul de specialitate al Arhivelor NaĠionale sau, după caz, al direcĠiilor judeĠene ale Arhivelor NaĠionale. Fac excepĠie de la aceste prevederi Ministerul Apărării NaĠionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de InformaĠii, Serviciul InformaĠii Externe, Serviciul de ProtecĠie şi Pază, alte organe cu atribuĠii în domeniul siguranĠei naĠionale. Formarea, perfecĠionarea şi atestarea personalului compartimentului de arhivă se realizează prin Şcoala NaĠională de PerfecĠionare Arhivistică, contra cost. Art. 5. - AtribuĠiile personalului compartimentului de arhivă sunt: a) iniĠiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unităĠii respective; asigură legătura cu Arhivele NaĠionale, în vederea verificării şi confirmării nomenclatorului', urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor; b) verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite; întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenĠă (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigură evidenta tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenĠă curentă (anexa nr. 3); c) şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecĠionare şi, în această calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate şi care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocmeşte formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele NaĠionale; asigură predarea integrală a arhivei selecĠionate la unităĠile de recuperare; d) cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăĠeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare; e) pune la dispoziĠie, pe bază de semnătură, şi Ġine evidenĠa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond; f) organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor NaĠionale, menĠine ordinea şi asigură curăĠenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii unităĠii dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.): informează