Efektivitas dan Efisiensi Kinerja dengan Memanfaatkan Otomatisasi Perkantoran dalam Meningkatkan Produktivitas Organisasi Rita Rosmawati Pendidikan Manajemen Perkantoran UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Bandung, Indonesia ritarosmawati@student.upi.edu Abstract—Suatu perusahaan akan selalu memanfaatkan segala sesuatu yang ada disekitarnya. Hal itu dilakukan demi mencapai keberhasilan perusahaan itu sendiri. Untuk mencapai hal tersebut salah satu yang dilakukan perusahaan yaitu dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi saat ini khususnya yaitu pemanfaatan otomatisasi perkantoran. Otomatisasi perkantoran merupakan proses kerja mesin dan sedikit usaha manusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Gagasan tersebut timbul karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal- hal yang tidak produktif. Aplikasi-aplikasi dan mesin-mesin kantor yang otomatis tersebut memberikan keuntungan yang sangat besar bagi perusahaan. Semua pekerjaan yang sulit saat ini dapat terselesaikan dengan mudah. Selain itu pekerjaan tersebut akan lebih cepat, dan efektif dalam penyelesaiannya. Otomatisasi perkantoran ini dimanfaatkan tidak hanya di dalam perusahaan namun dalam instansi pemerintahan pun saat ini sudah menggunakan otomatisai perkantoran. Otomatisasi perkantoran memberikan manfaat dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja pegaawai, hal tersebut akan mempengaruhi produktivitas organisasi menjadi lebih baik. Keywords—perkembangan teknologi dan informasi, efektivitas dan efisiensi kinerja, otomatisasi perkantoran, produktivitas organisasi I. PENDAHULUAN Dalam era globalisasi saat ini, kita sebagai manusia dan makhluk Tuhan yang hidup didunia ini, sangat merasakan sekali perubahan yang ada di setiap zamannya. Mulai dari zaman yang sangat tradisional sampai sekarang zaman yang sangat modern. Perubahan zaman ini dipengaruhi oleh beberapa faktor. Salah satu faktor yang sangat berpengaruh yaitu Perkembangan Teknologi dan Informasi yang semakin hari semakin pesat. Melalui kecerdasan otak manusia, dalam perkembangan tersebut manusia melahirkan sebuah penemuan- penemuan yang daapat membantu manusia dalam pengerjaan sesuatu dengan lebih efisien, cepat dan mudah.. Kemudahan itu adalah otomatisasi. Dimana otomatisasi ini menciptakan suatu aplikasi ataupun mesin-mesin otomatis yang menggantikan tenaga manusia dengan tenaga mesin dan memberikan kemudahan dalam aktivitas yang dilakukan. Seiringnya perkembangan zaman maka otomatisasi pun semakin berkembang juga. Karena banyak manfaat yang diberikan dari otomatisasi ini, manusia memanfaatkan fasilitas tersebut dalam setiap aktivitasnya. Mulai dari aktivitas yang sederhana seperti berkomunikasi, contohnya dahulu jika orang ingin berkomunikasi harus bertemu secara langsung namun saat ini cukup mengirimkan SMS, atau bertelepon. Kemudian aktivitas yang besar seperti melaksanakan pekerjaan kantor, contohnya bila dahulu pengetikan menggunakan mesin tik manual namun saat ini sudah menggunakan komputer. Begitu banyak kemudahan dan manfaat tersebut kini banyak orang yang menggunakan fasilitas otomatisasi dalam kehidupannya. Terutama dalam sebuah organisasi, pemanfaatan otomatisasi perkantoran memberikan kontribusi yang sangat besar bagi kinerja karyawan guna meningkatkan produktivitas organisasi. Sejalan dengan berkembangnya teknologi dalam suatu organisasi yang semakin pesat dan peralatan (mesin) kantor yang semakin canggih, melaju kearah efektivitas dan efisinsi kerja. Maka dari itu, sudah sewajarnya bila perusahaan harus menyiapkan pengantisipasian secara cepat dan tepat agar diperoleh tenaga terampil yang optimal sesuai dengan bidangnya masing-masing. II. KAJIAN TEORITIS A. Hakikat Otomatisasi Perkantoran Otomatisasi dalam bahasa inggris diebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products NV., 1993). Esenssi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia. (1) Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (service) dalam perolehan, pncatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Dengan pengertian diatas maka otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. (1)