1 Kamuda Kurumsal e-Dönüşüm Süreci: Devlet Malzeme Ofisi (DMO) Atilla Aydın TÜBİTAK-BİLGEM-YTE atilla.aydin@tubitak.gov.tr Mustafa Afyonluoğlu TÜBİTAK-BİLGEM-YTE mustafa.afyonluoglu@tubitak.gov.tr ÖZET Son yıllarda gelişen teknik imkânlar, e-Devlet uygulamalarının somut faydaları ve küresel bilgi akışının desteklediği toplumsal farkındalıklar, e-Devlet kavramını, önemli bir kamu reform aracı olarak politika gündemlerinde üst sıralara taşımıştır. Bu doğrultuda dünyada sayısız e-Devlet uygulamaları projelendirilmiş ancak büyük oranda istenen başarı sağlanamamıştır. Ulusal ve uluslararası düzeyde edinilen tecrübeler, iyi planlanmış kurumsal dönüşüm yaklaşımının, e-Devlet çözümlerinde başarının anahtarı olduğunu göstermiştir. Bu çalışmada, Devlet Malzeme Ofisi’nin (DMO) kurumsal e-Dönüşüm stratejik yaklaşımı ile başlattığı çalışmalar, bu çalışmaların çıktıları ve gelinen noktada sağlanan kazanımlar sergilenmiştir. Anahtar Kelimeler DMO, Kurumsal e-Dönüşüm, e-Dönüşüm yol haritası, e-Tedarik, e-Devlet SUMMARY Global information supported public awareness; benefits of e-Government applications, and advancements in ICT put the e-Government terminology into the policy agenda as a means of public reform. Numerous e-Government projects have been initiated in the world, though few of them have been accomplished desirably. National and international experiences show that well- planned institutional transformation approach plays key role in the success of e-Government solutions. In this study, State Supply Office (DMO)’s (as a central procurement institute) activities, outcomes of activities and current state of activities that initiated with strategic approach for institutional e-Transformation has been shown. Keywords DMO, Institutional e-Transformation, e-Transformation roadmap, e-Procurement, e-Government GİRİŞ Ülkeler mevcut ekonomik ve yönetsel koşulları doğrultusunda e-Devlet terimine önemli ama farklı anlamlar yüklemişlerdir. Bu sebeple öncelikle e-Devlet kavramını tanımlamak önemlidir. Bu kapsamda, kamu hizmetlerinin üretilmesi ve vatandaşlara sunulması sırasında bilgi ve iletişim teknolojilerini (BİT) kullanan devlete, elektronik (e-) devlet demek mümkündür. Ancak, bu şekilde bir tanımlama kamu hizmeti odaklı bir tanım olmaktadır ve hizmet üretim ve sunumu için girdi ve çıktılara odaklanan oldukça teknik bir tanımdır. Doğru bir tanım olmakla birlikte bu tanımı yeterli olarak değerlendirebilmek için, üretim ve hizmet sunumu için daha önce BİT’i kullanmayan devlete ait örgütsel yapılanmaların, BİT kullanımı sayesinde e-Devlet olacağını kabul etmemiz gerekmektedir. Bunun kısmen doğru ama yeterli olmadığını tecrübeler göstermiştir. e-Devlet uygulamalarını sadece teknolojik olanakların kullanımı olarak tanımlayarak sınırlandırmak önemli bir eksiklik olacaktır. Söz konusu uygulamaların aynı zamanda insan kaynaklarının, iş süreçlerinin ve hizmet kullanıcılarının (vatandaşların) potansiyellerinin maksimize edilerek değerlendirilmesini de içeren bir yönetsel değişimini de kapsadığını ifade etmek gerekmektedir. Bu nedenle bir kurumda e-Devlet uygulamasını hayata geçirmek için mevcut durum ile gelinmek istenen duruma uygun yol haritası oluşturulmalıdır. Oluşturulacak yol haritası, kurumsal e-Dönüşümü tarif etmekte ve kurumun, aslî faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde BİT’den en üst düzeyde yararlanmasını hedeflemektedir. Yol haritasında yer alan proje ve faaliyetlerin hayata geçirilmesi ancak iyi bir proje yönetimi yeteneği ve bütüncül bir yaklaşımla olabilir. Bu projelerin, birbirleriyle ve kurumsal e-Dönüşüm amacıyla uyumlu çıktılar vermesi için değişim, planlı ve kurumsallaşmış yapılarla yönetilmelidir. Kurumsal değişim ihtiyacının en somut ifadesi olan yol haritasında tespit edilen projeler sadece teknik çalışmalar olmayıp, kurum faaliyet başlıklarında yeniden yapılandırma, her değişim bazı zorluklar getirebileceği için başarılı bir “değişim yönetimi” ve tarafların çalışmayı sahiplenmeleri ve kurumsal katılımı en üst düzeye taşımak için “algı yönetimi” gerektirmektedir. Kamu tedariki, yeni sistemlerin getirdiği kolaylıklar sayesinde, kamusal tasarruf, şeffaflık, ekonomik kalkınma ve KOBİ teşviki gibi başlıklarda önemi giderek artan kamusal bir araç haline gelmiştir [1]. Uluslararası literatür ve uygulamalarda, merkezi satınalma organlarının kurumsal olarak güçlendirilerek ekonomik kalkınmanın desteklenmesi ve BİT yatırımları ile hizmet performansı ve verimliğinin en üst düzeye çıkarılması, kamu yararı için önemli bir politika unsuru halini almıştır [1].