This work is licensed under a DOI http://dx.doi.org/10.36448/expert.v11i2.2254 Creative Commons Attribution 4.0 International License e-ISSN 2745-7265 p-ISSN 2088-5555 EXPERT Vol. 11 No. 2 December 27, 2021 – Hal. 167 J URNAL M ANAJEMEN S ISTEM I NFORMASI DAN T EKNOLOGI Aplikasi Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk Berbasis Filing System Wiwin Susanty * , Fikri Rahman, Taqwan Thamrin Program Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bandar Lampung Lampung, INDONESIA wiwin.susanty@ubl.ac.id*, fikri.17411032@student.ubl.ac.id, taqwanthamrin@ubl.ac.id Abstract – This study aims to facilitate the organizers or staff or administrative staff to make an efficient and effective schedule. The benefit of this research is that it can improve the ease of scheduling and minimize problems for organizers in scheduling activities. This research method uses a Filing System which is an indicator of looking for letters based on the calendar, subject, letter number, and others when the letter is needed or needed. The data collection technique uses an approach technique or commonly called a qualitative technique, namely by means of observation to ensure that the company still performs scheduling activities manually. Then conducted interviews with the authorities in the correspondence section. The research location is at the Department of Culture and Sports of Bandar Lampung City. The result of this research is that if the organizer does the scheduling, it can save time, energy, and storage. because everything is done computerized. Keywords: Organizer; Mail Management; Incoming Mail; Outgoing Mail; Filing System. Abstrak – Penelitian ini bertujuan untuk memudahkan agendaris atau staf atau staf administrasi untuk melakukan pengagendaan yang efisien dan efektif. Manfaat dari penelitian ini adalah dapat meningkatkan kemudahan dalam pengagendaan dan meminimalkan masalah bagi agendaris dalam kegiatan pengagendaan. Metode penelitian ini menggunakan sistem filing yang merupakan indikator pencarian surat berdasarkan penanggalan, subjek, nomor surat, dan lain-lain pada saat surat dibutuhkan. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik kualitatif yaitu dengan cara observasi untuk memastikan bahwa instansi masih melakukan kegiatan pengagendaan secara manual. Kemudian dilakukan wawancara dengan pihak yang berwenang di bagian korespondensi. Lokasi penelitian berada di Dinas Kebudayaan dan Olahraga Kota Bandar Lampung. Hasil dari penelitian ini adalah jika agendaris melakukan pengagendaan maka dapat menghemat waktu, tenaga, dan penyimpanan karena semuanya dilakukan secara komputerisasi. Kata Kunci: Agendaris; Pengelolaan Surat; Surat Masuk; Surat Keluar; Filing System. 1. Pendahuluan Surat keluar dan surat masuk merupakan komunikasi antar instansi atau organisasi yang sangat penting dalam keadministasian. pengelolaan agenda surat keluar dan surat masuk pada instansi yang masih menggunakan cara manual atau kovensional seperti menyimpan surat atau mencatat data data dalam bentuk agenda pembukuan yang disusun bertumpuk tumpuk, sehingga hal tersebut dapat menyebabkan kerusakan dan hilang pada berkas dan proses pencarian berkas memakan waktu bahkan bisa membuat kesulitan jika berkas sudah jangka waktu yang cukup lama. Selain itu surat yang dicatat di agenda pembukuan menggunakan tulisan tangan yang dapat mengakibatkan pengulangan nomor surat, penanggalan yang salah. untuk mengatasi permasalahan yang ada peneliti membuat aplikasi sederhana yang menunjang kegiatan agenda surat keluar dan masuk menjadi lebih efisien dan efektif. Pada aplikasi ini akan dibuat dalam bentuk website dengan menggunakan bahasa pemerograman php dan penyimpanan menggunakan Database Xampp. metode yang digunakan adalah Filing System yang menjadi indikator pencarian berdasarkan penanggalan, perihal, nomor surat, dan lain-lain. Diharapkan aplikasi agenda surat keluar dan surat masuk sebagai aplikasi pencarian surat, pengelolaan surat, dan menjadi media penyimpanan yang lebih mudah dan terstruktur. 2. Landasan Teori Penelitian [1] mengimplementasi rancang bangun sistem infomrasi surat yang pada awalnya masih menggunakan cara konvensional menjadi sistem informasi surat keluar dan masuk menggunakan metode SDLC dengan model waterfall (air terjun), sistem ini dirancang guna mempermudah dalam proses surat menyurat. Penelitian [2] sistem manajemen dokumen paperless efektif dan berguna untuk mengefektifkan proses dokumentasi di kantor. Keuntungan utama adalah dapat memudahkan pencarian informasi yang dibutuhkan. Dengan Document Management System based on Paperless dapat mempercepat dan meningkatkan proses, Terakreditasi SINTA Peringkat 5 Surat Keputusan Menristek / Kepala BRIN No. 200/M/KPT/2020 Masa berlaku mulai Vol. 8 No. 1 tahun 2018 s.d. Vol. 12 No. 2 tahun 2022 Terbit online pada laman web jurnal http://jurnal.ubl.ac.id/index.php/expert